Święta to czas, kiedy prezenty wręczamy nie tylko najbliższym. Coraz częściej dajemy je także naszym partnerom biznesowym, chociażby po to by przypieczętować udaną transakcję bądź dobry rok. Konieczne jest jednak przyjęcie stosownych procedur tak, aby uniknąć podejrzeń o stosowanie praktyk korupcyjnych.
Wiele firm wprowadza odrębne regulaminy – tak zwane polityki prezentowe. Mają one za zadanie określać zasady, jakiego rodzaju prezenty można przyjmować i jakich absolutnie nie powinniśmy wręczać. Wskazują one także niekiedy kwestie szersze, np. jak postępować przy zapraszaniu na lunche, kolacje biznesowe, wyjazdy biznesowe.
Polityki stosowane przez klientów Kancelarii MKZ Partnerzy wynikają ze specyfiki działalności każdego przedsiębiorstwa. Przy opracowywaniu takiego dokumentu ważne jest indywidualne podejście i znajomość realiów pracy w danej branży. Jednak można wskazać na pewne wspólne ich zasady.
Gotówka lub bon jako prezent? Nigdy
Przede wszystkim, absolutnie zakazane jest przyjmowanie gotówki. O ile wydaje się to oczywiste, to z reguły przyjmuje się, że „gotówka” oznacza w tym kontekście nie tylko konkretny pieniądz, ale również wszelkiego rodzaju bony czy vouchery, które reprezentują konkretną wartość pieniężną. Standardową procedurą jest w takiej sytuacji podziękowanie i zwrócenie darowizny z powołaniem się na ogólnie obowiązujący zakaz ich przyjmowania. Taką politykę ma np. duża sieć handlowa i wiodąca firma z branży energetycznej, obsługiwane przez naszą Kancelarię.
Powszechną praktyką jest również zaangażowanie w „proces” dawania bądź przyjmowania prezentów osób odpowiedzialnych w firmie za tzw. compliance. To ich należy powiadomić o otrzymanym upominku, to oni decydują, czy można go przyjąć, to oni prowadzą niekiedy specjalny rejestr, w którym odnotowywane są przyjmowane i wręczane prezenty. W przypadku braku takiego działu może się tym zajmować księgowy czy też prawnik. Taką praktykę stosuje m.in. firma dostarczająca rozwiązania IT dla biznesu, której doradza Kancelaria MKZ Partnerzy.
Czy można iść na obiad z klientem?
Pytanie o kwestie służbowych spotkań „przy stole” pojawiają się coraz częściej. Większość naszych klientów dopuszcza jakiś rodzaj spotkań w restauracjach czy kawiarniach (oczywiście nie w czasie pandemii) ale na określonych warunkach. Jeden z wiodących koncernów chemicznych określił to bardzo konkretnie. Limit jednorazowego kosztu organizowanego przez niego posiłku to :
– w przypadku śniadania – 100 złotych brutto w Polsce i równowartości 50 euro brutto za granicą,
– w przypadku obiadu (lunchu) – 150 złotych brutto i równowartości 75 euro brutto za granicą,
– w przypadku kolacji – 200 złotych brutto i równowartości 100 euro brutto za granicą.
Prezent za 100 zł. Czy trzeba go zgłosić?
Konieczność informowania o przyjmowanych korzyściach z reguły jest uzależniona od jej wartości – w każdej firmie ustalany jest próg, powyżej którego należy poinformować kompetentne osoby, lub taki, którego przekroczenie wiąże się z koniecznością zwrotu otrzymanego przedmiotu. Praktyka przyjmowania prezentów jest zróżnicowana w zależności od stopnia zażyłości z danym kontrahentem. Czasem firmy posługują się w treści dokumentów ogólnymi wartościami, takimi jak: odpowiedzialność, ostrożność itp.
Jeden z dużych banków, którym doradza nasza Kancelaria postanowił, że jego pracownicy nie mogą przyjmować prezentów droższych niż 100 dolarów.
Spółka komunalna, z którą pracujemy, dopuszcza z kolei wręczanie tylko drobnych prezentów, okraszonych jej logotypem (długopisy, foldery itp.).
Inny klient, gigant z branży energetycznej, ma dodatkowo zastrzeżone w swoich politykach prezentowych, że żadne upominki, bądź inne proponowane benefity nie mogą mieć wpływu na decyzje biznesowe ich pracowników.
Ważne przy wprowadzaniu polityki prezentowej jest to, aby wprowadzać ją stosunkowo ostrożnie, tak aby nie doprowadzić do powstania konfliktu z pracownikami, którzy mogą poczuć się urażeni narzucanymi normami. Stąd też Kancelaria MKZ Partnerzy zachęca do kontaktu w przypadku wszelkich wątpliwości związanych z tym zagadnieniem, a także w przypadku potrzeby opracowania konkretnej polityki prezentowej, także tej nie związanej z konkretnymi świętami.
